CRM в гугл таблицах – это отличная возможность не только для того, чтобы вести учет клиентов и заказов, но также и для планирования действий, анализа, создания напоминаний, рассылки и много другого. Для этого создаются готовые шаблоны для использования.

В статье “Готовые шаблоны CRM на базе Google таблиц”, мы поделились информацией о бесплатной гугл таблице для учета заказов и клиентов и возможностью ее скачать. Также сравнили возможности бесплатной версии с версией таблицы “CRM Клиент”.

Рассмотрению возможностей таблицы “CRM Клиент” и как с ней работать, посвящен этот пост.

Готовый шаблон таблицы “CRM Клиент” для первых 1000 клиентов стоит 29$ вместо 46$ и при желании вы можете ее купить.

Основные возможности готовой Гугл таблицы за 29$:

• Ввод данных о клиенте (имя, дата рождения, откуда пришел и др.)
• Ввод данных о выполненных заказах (что, когда выполнено, дата, стоимость, ссылка на результат и пр.)
• Планирование своих действий относительно клиента (составление планов, получение напоминаний на почту о запланированных событиях и текущих именинниках)
• Анализ работы с клиентами с целью ее улучшения (информация в виде таблиц и графиков)

Структура таблицы

Для основной работы с таблицей имеем листы “Клиенты”, “Заказы”, “Действия”, “Анализ”, “ФормированиеEmail” и “Настройки”.

Дополнительно есть листы “inputClient”, “inputOrder” и “inputAcvtion”. Они предназначены для получения данных с гугл-форм. Листы можно скрыть, чтобы они не мешали.

Данные с этих листов обрабатываются автоматически и попадают на свои основные листы соответственно.

Для того, чтобы при отправке данных с гугл формы они автоматически обрабатывались и добавлялись на нужные листы, необходимо создать специальный триггер. Чтобы его создать, необходимо воспользоваться соответствующим пунктом меню.

Кстати, имена листов и порядок можно менять как угодно, но об этом далее.

Первичные настройки

Перед началом работы необходимо внести свои данные на лист “Настройки” – отредактировать список источников клиента, список стран, а также внести идентификаторы гугл-форм для ввода данных (если вы планируете вводить данные с помощью гугл-форм).

Как сделать копии форм, получить их идентификаторы и связать с таблицей, описано в отдельной статье ЗДЕСЬ.

Добавление клиентов

Для добавления нового клиента, воспользуемся специальным пунктом меню.

Сразу сделаю оговорку, что вводить данные по новым клиентам, заказам и действиям лучше всего с помощью специальных форм для ввода. Таким образом вы гарантируете, что ввели данные правильно. В противном случае можно нарушить целостность данных (уникальность кода клиента и пр. моменты).

Правильность ввода данных также соблюдается и при вводе информации с помощью гугл форм.

Однако это не означает, что данные можно вводить в таблицу исключительно с помощью форм. Это также можно делать и вручную, однако в таком случае вся ответственность, что данные введены правильно (например, введенный заказ соответствует нужному вам клиенту) ложится на вас.

Пример ввода нового клиента с помощью формы ввода.

Клиент добавился в нашу таблицу.

Теперь, когда у вас в базе есть хотя-бы один клиент, можно для него добавить новый заказ или запланировать действие.

Добавление нового заказа

Добавлять новый заказ лучше всего с помощью специальной формы, вызываемой через меню, или с помощью гугл-формы.

Пример добавления нового заказа для выбранного клиента

Заказ добавлен

Добавление действия

В отличие от ввода заказа (один заказ за раз), действие можно добавить сразу для нескольких клиентов (выделенных в данный момент времени).

Пример добавления действия

Групповое добавление действия возможно только через форму, которая открывается в таблице. С помощью гугл формы действие добавляется только для одного клиента.

Выделять клиентов можно не только кликая на чекбокс строки с клиентом, но также используя специальное меню (Клиенты-выделить именинников), либо кликнув на чекбокс вверху таблицы.

При клике на главном чекбоксе выделяются все клиенты, которые отображены в данный момент на листе (не скрыты фильтром).

Планирование работы с клиентом

Один из важных функций таблицы – возможность планировать свою работу с клиентом.

При работе с клиентами важно планировать свои действия. Это полезно для повышения объема продаж, привлечения новых клиентов и пр.

Часто что-то планируется наперед, иногда на длительный период. Естественно, важно не пропустить ранее запланированное событие.

Можно, конечно, периодически заглядывать на лист с “Действиями” и с помощью специального скрипта проверять, что сегодня запланировано.

Однако, для удобства в CRM предусмотрена функция автоматического напоминания вам на почту о всех событиях, которые были запланированы на текущий день.

Как это работает.

У вас на листе “Действия” есть данные о различных мероприятиях, которые запланированы на различные дату и время.

Если вы включили напоминания, то специальный скрипт запускается каждый день в установленное вами время и проверяет данные на листе Действия на наличие событий на сегодня.

Если такие данные обнаружены, то скрипт формирует их список в виде удобной для просмотра таблички и отправляет вам на почту.

Таким же образом срабатывает скрипт напоминаний о днях рождения ваших клиентов – отправляет вам на почту список сегодняшних именинников в виде удобной таблички.

Включение и отключение напоминаний осуществляется с помощью специального меню.

Создание рассылок

CRM Клиент позволяет быстро создавать групповые рассылки вашим клиентам. Сам текст письма формируется на специальном листе “ФормированиеEmail”

Данные на листе для формирования письма разбиты на отдельные блоки. Названия говорят сами за себя.

Здесь особо расписывать нечего, хочу лишь заметить, что в разделе “Приветствие” во время рассылки при формировании очередного письма для очередного клиента вписывается имя клиента, как оно записано в колонке “Имя клиента” на листе “Клиенты”.

При создании письма можно использовать теги html.

Когда шаблон письма сформирован, вы выделяете нужных клиентов на листе “Клиенты” и запускаете рассылку с помощью специального пункта меню.

Есть ограничение – до 100 писем за один день. Это ограничение установлено разработчиками гугл.

Анализ работы

В CRM Клиент помимо информации о суммарной стоимости всех заказов и их количестве для отдельного клиента есть специальный лист, где в виде диаграмм и графиков можно проанализировать доходы, приносимые вашими клиентами в зависимости от источника клиента и страны, а также динамику доходов помесячно.

Анализировать работу можно как за все время, так и за определенный период.

В  CRM Клиент предусмотрено специальное меню “Настройки”. С его помощью можно восстанавливать формулы и форматирования на листах всех основных листах (“Клиенты”, “Заказы”, “Действия”, “Анализ”), если вы случайно что-то нарушили.

Также, в случае переименования листов или изменения порядка столбцов на листах необходимо воспользоваться восстановлением формул с помощью данного меню.

В самом низу меню “Настройки” есть отдельно пункты “Синхронизировать имена клиентов…” и “Импорт данных…”. Более подробно об этом расписано в статье с дополнительными материалами.

Касательно Гугл Форм

Естественно, что в Гугл Формах  используются выпадающие списки. В форме добавления клиента – это список источников клиента и список стран. В формах добавления заказа или действия – список клиентов, т.к. мы добавляем заказ или действие для конкретного клиента.

Списки источников и стран обновляются специальными скриптами, которые можно вызвать с помощью меню.

Список клиентов в формах добавления заказа и действия можно обновить двумя способами:

1.  Список обновляется автоматически, если вы добавляете или удаляете клиента с помощью пункта меню.

При этом учитываются оба способа добавления клиента – как с помощью формы добавления клиента (которая открывается с помощью меню), так и при вводе клиента через гугл форму.

2. Список клиентов можно обновить с помощью соответствующего пункта меню.

Плюсы использования в данной CRM гугл форм, что с их помощью удобно вводить информацию с мобильных устройств (гугл формы хорошо оптимизированы под мобильные устройства).

Также гугл форму можно встраивать на сайт, делиться ссылкой с коллегами, если ввод данных осуществляется несколькими пользователями и пр.

Дополнительные настройки

Более продвинутые пользователи могут изменять расположение (порядок) столбов на листах, названия листов и проделывать другие манипуляции на свой вкус. Как это сделать, описано в отдельной статье “Тонкие настройки таблицы”.

P.S. Некоторые дополнительные приемы работы и возможности CRM описаны в отдельной (дополняющей) статье, чтобы не утомлять читателя. Кому интересно, прошу сюда