Гугл таблица учета заказов и клиентов с расширенными возможностями
  • Игорь Билецкий
  • 05.03.2021
  • Комментариев нет

При работе с клиентами важно вести их учет, владеть информацией о выполненных заказах и их стоимости, планировать свою работу с клиентом и прочие моменты менеджмента. Для этого отлично подойдет гугл таблица с расширенными возможностями.

С этой целью я доработал бесплатное решение по работе с клиентами. По сравнению с бесплатной версией, внесены серьезные улучшения и оптимизация в алгоритмы обработки данных. В связи с этим возросла скорость работы самой таблицы и уменьшилось время обработки данных. Также добавлены ряд новых функций и возможностей для ведения учета клиентов и работы с ними.

В этой статье приведу краткое описание работы с таблицей и другую полезную информацию.

Основные возможности готовой Гугл таблицы:

  • Ввод данных о клиенте (имя, дата рождения, откуда пришел и др.)
  • Ввод данных о выполненных заказах (что, когда выполнено, дата, стоимость, ссылка на результат и пр.)
  • Планирование своих действий относительно клиента (составление планов, получение напоминаний на почту о запланированных событиях и текущих именинников)
  • Анализировать свою работу с клиентами с целью ее улучшения (информация в виде таблиц и графиков)
  • Все листы со встроенными фильтрами – это возможность отбирать информацию по заданным критериям
  • Реализована возможность создания групповых рассылок и групповых событий (действий) для выделенных клиентов
  • Создать групповое событие для выделенных клиентов
  • Имеется специальное служебное меню, которое позволяет восстановить формулы и форматирование на листах, если вы их случайно нарушили, синхронизировать имена клиентов на листе Клиенты, Заказы и действия в случае внесения изменений, а также производить автоматический импорт данных из старой таблицы.
  • Для продвинутых пользователей предусмотрена возможность тонкой настройки таблицы (изменение имен листов, порядка столбцов и многое другое) под свои потребности и вкусы.

А теперь перейдем к более детальному знакомству с Гугл Таблицей.

Какие возможности есть у Новой Гугл таблицы для продуктивной работы с клиентами

Итак, автоматизированная таблица для учета работы с клиентами позволяет:

  • Вводить данные о клиенте – имя, контактную информацию, откуда пришел клиент (источник клиента), дата рождения клиента, а также видеть общее кол-во выполненных заказов для клиента и их общую стоимость (при наличии таковых) – лист Клиенты

Учет клиентов в гугл таблице

Видео “Как добавить клиента в Гугл таблицу”

  • Вводить данные о выполненных заказах для ваших клиентов, их стоимость, дату заказа, ссылку на результат (если есть), название и краткое описание – лист Заказы

Гугл таблица: учет заказов

Видео “Как добавить заказ клиента в гугл таблицу”

  • Вводить (планировать) свои действия относительно клиента (созвоны с клиентом, отправка ему писем с предложениями и т.п.) – лист Действия

Гугл Таблица: лист действий

  • Анализировать свою работу с клиентами с целью ее улучшения – лист Анализ 

Гугл таблица: анализ

Все листы со встроенными фильтрами, поэтому есть возможность отбирать информацию по заданным критериям. По мимо этого, с листа со списком клиентов есть возможность отобразить все заказы либо все действия для активного клиента с помощью специальных пунктов меню.

С помощью пункта меню Клиенты можно добавить нового клиента, выделить тех клиентов, что празднуют свой день рождения на текущий день, удалить клиента вместе со всеми его заказами и действиями, а также произвести групповое удаление выделенных клиентов.

Дополнительно есть разделы меню, с помощью которых вы можете скрыть выделенных клиентов, либо отобразить ранее скрытых клиентов.

Гугл таблица: меню Клиенты

Еще из функционала таблицы хочу отметить возможность создавать групповые рассылки для выделенных клиентов (имеется отдельный лист, где формируется будущее письмо). Причем, если вы отметили нескольких клиентов (например, сегодняшних именинников), а затем дополнительно отфильтровали список (например, выбрали клиентов из своей страны), то рассылка создаться только для тех клиентов, которые в момент запуска скрипта видны на экране (не скрыты фильтром).

Конечно же, при формировании письма можно использовать html теги.

Учет в гугл таблице: письмо для рассылки

Также есть возможность включить автоматическое напоминание на ваш почтовый адрес информации о запланированных на сегодня событиях либо о клиентах, что празднуют сегодня свой день рождения. Время для напоминания на каждое из перечисленных событий устанавливается отдельно.

Когда на текущий день выпадает день рождения одного из ваших клиентов, либо запланировано событие, на указанный вами email приходит напоминание в виде таблички со списком именинников или запланированных событий.

Гугл Таблица: напоминания

Гугл таблица: напоминания о Дне рождения

Еще можно для выделенных клиентов создать групповое событие, например напоминалку о необходимости поздравить всех клиентов женского пола с праздником и сообщить о приятном бонусе).

Хочу добавить важное замечание. Если вы хотите, чтобы ваши напоминалки на почту отрабатывали корректно (не искажали время напоминания), необходимо в настройках таблицы выставить свой регион и часовой пояс.

Учет в Гугл Таблице: настройки времени

Однако даже в таком случае могут быть нюансы. Например, у меня GMT+2 (Киев),  но время почему-то при формировании письма-напоминалки смещалось назад на 3 минуты (например, вместо заданного времени 10:30 выставлялось 10:27). Все корректно стало работать, когда я указал часовой пояс GMT+2 (Бейрут) 🙂

Учет в Гугл Таблице: настройки времени

Также вы можете выставить ручную коррекцию сдвига времени с помощью специальной константы. Где и как это сделать, описано в отдельной статье “Тонкие настройки таблицы”.

С помощью пункта меню Заказы вы можете ввести информацию о заказе для активного клиента, отобразить все заказы, выполненные для активного клиента и вернуть отображение всех заказов соответственно.

Учет в гугл таблице: меню заказов

Меню Действия позволяют создавать (планировать) события для активного клиента, либо общее событие для нескольких (выделенных) клиентов, отфильтровывать события, ранее созданные для активного клиента. Дополнительно в меню имеются несколько предустановленных фильтров для быстрого отображения необходимой информации.

Также с помощью специального пункта меню (“Произвести выделение на листе Клиенты согласно отобранных действий”) вы можете выделить всех клиентов на листе с клиентами, к которым относятся события,  отображенные в данный момент на листе Действия (после применения собственных или предустановленных фильтров).

Гугл таблица: меню действия

На листе Анализ отображена информация в виде таблиц и графиков, с помощью которой можно анализировать эффективность своей работы с клиентами и прочие моменты. Есть возможность отображать информацию как за конкретный период времени, так и за все время.

Учет в Гугл таблице: анализ

Данные выпадающих списков, адрес электронной почты для информирования о предстоящих на сегодня событиях, а также чекбоксы включения/отключения автоматических напоминаний расположены на листе Настройки.

Гугл таблица: лист настроек

Для улучшения удобства работы с таблицей имеется специальное меню (Служебное). Оно обозначено колесиком.

Учет в Гугл таблице: настройки

Рассмотрим функционал этого пункта меню подробнее.

Первый блок меню дает возможность восстановить формулы и форматирование на листах Клиенты, Заказы и Действия, если вы в процессе работы случайно что-то нарушили, либо необходимо восстановить формулы после импорта данных с помощью копи-паста.

Последний подпункт блока восстанавливает формулы, отвечающие за построение графиков и диаграмм на листе Анализ.

Подпункт меню “Синхронизировать имена клиентов на вкладке Клиенты и других листах” позволяет в автоматическом режиме  произвести замену имен клиентов на всех листах, где есть колонка Имя клиента в случае, если вы внесли коррективы в имя клиента на листе Клиенты (например, уточнили данные в процессе работы с клиентом). Также данный пункт будет полезен тем, кто вручную перенес данные из таблицы старого образца, где лист Заказы содержал только код клиента.

Остальные два пункта меню “Служебное” позволяют импортировать данные из старой таблицы работы с клиентами в автоматическом режиме, а также выводят краткую информацию о таблице.

Как импортировать данные из старой таблицы работы с клиентами, описано в отдельной статье ЗДЕСЬ.

Более продвинутые пользователи могут изменять расположение (порядок) столбов на листах,  названия листов и проделывать другие манипуляции на свой вкус. Как это сделать, описано в отдельной статье “Тонкие настройки таблицы”.

Сколько стоит и как заказать

Напомню, что вы можете воспользоваться бесплатным решением по учету заказов и клиентов в гугл таблице.

А если вас заинтересовали возможности, которые дает платная версия таблицы (представлена в этом посте), то вы можете ее купить и использовать для повышения эффективности работы с клиентами и экономии своего времени.

Сколько стоит – 35 долларов в эквиваленте нац.валюты на момент оплаты. Оплата возможна в долларах, евро, рублях, гривне.

Если вам нужны какие-то индивидуальные решения, доработки до имеющейся таблицы под ваши индивидуальные задачи, то стоимость работы оговаривается индивидуально.

Как заказать.

Для заказа напишите удобным вам способом:

  • почта – biletskyyigor@gmail.com
  • телеграм – @IhorBil
  • фейсбук 

В сообщении укажите – “Заказ гугл таблицы по учету клиентов”. Напишите удобную валюту для оплаты и мы пришлем реквизиты для перевода.

Если у вас остались какие-то вопросы, то вы можете написать по указанным выше контактам.

Желаю вам продуктивной работы с клиентами и повышения доходов!

Оставить комментарий

Зарабатывай через интернет

Доход через интернет: биржи фриланса и удаленной работы

Без коммисий

Купить коммерческую недвижимость рядом с Киевом

120 дней льготный период

Рекомендую

Видео, фото, мелодии, шаблоны презентаций скачать

www.work-zilla.com

Kwork.ru - услуги фрилансеров от 500 руб.