Импорт данных учета заказов в Гугл таблице
  • Ігор Білецький
  • 05.03.2021
  • Комментариев нет

Если вы уже пользуетесь бесплатной таблицей для учета клиентов, то при переходе на платную версию вам будет необходимо перенести все ваши данные в новую таблицу.

Сделать это можно двумя способами — либо в ручном режиме простым копи-пастом, либо воспользоваться соответствующим пунктом меню Служебное.

Учет в гугл таблице: импорт данных

При ручном копировании после того, как вы перенесли все данные из старой таблицы в новую, необходимо воспользоваться соответствующими пунктами меню для восстановления формул и форматирования на всех листах.

Учет в гугл таблице: импорт

Дополнительно к этому, если вы переносите данные с таблицы старого образца, где на листе Заказы нет колонки Имя клиента, необходимо произвести синхронизацию имен клиентов с помощью пункта меню Служебное-Синхронизировать имена клиентов на вкладке Клиенты и других листах.

Учет в гугл таблице: синхронизация

Для автоматического импорта данных из старой таблицы есть соответствующий пункт в меню Служебное.

Учет в гугл таблице: импорт данных

Кликаем на пункт меню и вначале получаем краткую информацию о процедуре импорта.

Учет в гугл таблице: импорт

Если все понятно, продолжаем импорт, кликнув на соответствующей кнопке. В следующем окне необходимо вставить ссылку на таблицу с данными для импорта и дождаться окончания процедуры.

Учет в гугл таблице: импорт данных

Как следует из окошка с информацией, импортируются данные из тех столбцов, названия которых совпадают (например, Имя клиента — Имя клиента). Порядок столбцов в старой и новой таблицах значения не имеет. Если у вас вдруг названия каких-то столбцов не совпадают, их необходимо переименовать для успешного импорта.

Данные для выпадающих списков и прочие настройки переносим самостоятельно. Напомню, что все данные для впадающих списков и прочие настройки находятся на листе Настройки.

Гугл таблица: лист настроек

Также следует знать, что при импорте данных все уже введенные в таблицу данные будут удалены. Это сделано для обеспечения целостности данных, т.к. связь данных на различных листах обеспечивается по коду клиента, который формируется автоматически при добавлении нового клиента и может совпасть с кодом одного из клиентов данных, что импортируются.

При разработке таблицы я в порядке теста производил автоматический импорт около 30 тыс. записей. Примерно после 14 тыс. загруженных записей появилось окошко с сообщением, что таблица не отвечает и ее необходимо обновить. При этом на информационном окне загрузки анимация работала.

В подобном случае можно просто закрыть окно с таблицей. При этом сам процесс импорта данных продолжает работать. С помощью специальных триггеров скрипт перезапускается и подгружает очередную порцию данных.

Через некоторое время (в моем случае около получаса) я открыл таблицу и обнаружил, что все данные успешно импортированы, все формулы восстановлены.

Данную информацию вы сможете проверить по наличию чекбоксов на листе с клиентами (операция по восстановлению форматирования и формул выполняется в самом конце импорта).

Если все же при импорте очень больших объемов данных скрипт по каким-то причинам не полностью отработал — не восстановились формулы подсчета на листе Клиенты, либо не отработал шаг восстановления форматирования и проверки данных, можно выполнить необходимые операции с помощью соответствующего пункта меню.

Данное замечание приведено для того, что хотя работа импорта тестировалась на объемах данных порядка 30 тыс. строчек, однако сама таблица находится в облаке и соответственно возможны различные ситуации.

Дополнительно следует заметить, что в текущей реализации таблицы импорт больших данных происходит порциями (как если бы вы копировали вручную данные и вставляли блоками типа копи-паст).

Размер (кол-во строк) данных и время, через которое перезапускается скрипт загрузки порции данных можно отрегулировать самому с помощью специальных констант. Как это сделать, описано в отдельной статье по настройкам таблицы.

Также следует заметить, что если у вас порядка несколько тысяч клиентов и десятки тысяч заказов соответственно, то обрабатывать такие объемы данных в таблице (будь то гугл таблица, или эксель) не лучшее решение.

Для таких целей лучше подходит работа с базой данных (выбор уже на ваш вкус и возможности).

Оставить комментарий

Есть клиенты? Используйте CRM в Гугл Таблице для учета

Поддержать сайт! Спасибо!

Сказать спасибо и поддержать сайт

Зарабатывай через интернет

Доход через интернет: биржи фриланса и удаленной работы

Футажи для видео ютуб

Футажи для ютуба