Однажды на фрилансерском сервисе freelancehunt ко мне обратился потенциальный заказчик с задачей на базе гугл таблиц реализовать проект для учета контроля создания и выпуска собственной продукции (торговой марки).

Задача подразумевала контроль всего процесса, начиная от создания заявки на новую продукцию и заканчивая сдачей готового макета в производство. С самого начала предполагалась многопользовательская работа с системой — на каждом из этапов есть своя группа сотрудников, которая отвечает за работу.

Каждый из этапов — отдельный лист, с которыми работают отдельные сотрудники, которые имеют доступ.

Также предполагалось, что полный доступ к информации на листах есть только у администратора — собственно владельца таблицы. Остальные сотрудники работают через ссылку на таблицу и имеют доступ только к некоторым колонкам. Таким образом обеспечивается целостность данных и логика системы.

Задача оказалась не простой, но интересной. Так что я сам получил удовольствие от ее реализации.

Приведу краткое описание работы системы.

Работа над очередным проектом (продукцией) начинается с этапа Ввод (с одноименного листа). Вначале над необходимо создать новую позицию (продукцию). Для этого используется специальная форма ввода, которая вызывается с помощью пункта меню «Обработка» -> «Создать СТМ»

После нажатия открывается форма, с помощью которой пользователь может добавить новую позицию.

Хочу отметить, что на форме после поля для ввода старого кода идут поля с выпадающими списками. Значения для списков подгружаются с листа со служебными данными. Списки, начиная с «Категория» и заканчивая «Подгруппа» 2 взаимосвязанные. Это означает, что когда мы выбираем значение в списке, остальные списки подтягивают значения, в зависимости от выбранного выше значения.

После заполнения всех полей в форме необходимо кликнуть на кнопке «Добавить». Форма после этого закрывается, а нам предлагается завершить ввод, кликнув на соответствующем чекбоксе.

Это необходимо в связи с ограничением доступа для пользователя к листу. Мы не можем с формы напрямую добавить данные на защищенный лист и приходится использовать что-то наподобие буфера.

После клика на чекбоксе данные из формы успешно добавляются на лист, а чекбокс скрывается.

Собственно после этого начинается сам процесс обработки данных.

Каждый из листов представляет собой отдельный этап технологического процесса создания изделия.

К примеру, на этапе Ввод сотрудник, ответственный за данный этап, согласовывает запуск новой продукции, условия на изготовление. Вводит формат упаковки, вставляет в специальные ячейки ссылки на фото и выкройку.

Как уже писалось выше, для ввода данных доступны только некоторые ячейки. Все остальное закрыто от редактирования.

После выполнения всех необходимых на текущем этапе условий изделие передается на следующий этап с помощью соответствующего чекбокса.

При этом система проверяет текущий продукт на выполнение всех необходимых условий для передачи работы на следующий этап.

Если все необходимые шаги выполнены (согласованы условия, есть ссылки на фото и выкройку и пр. моменты), то данные об изделии переходят на следующий лист (этап) — информация удаляется с листа Ввод и копируется на лист Маркировка (следующий этап).

Копируются только те данные, что необходимы для работы с изделием на этап Маркировка.

Также хочу отметить, что вся информация об изделии и текущем этапе работы с ним вносится на отдельный лист Общий. Для каждого из этапов работы отведен свой блок. Вначале записи есть поле, где графически в виде прогрессбара и в процентном отношении вносится информация о завершенности работы с изделием.

На каждом из этапов работы с изделием (листов) есть свои поля для заполнения и свои условия передачи позиции на следующий этап. Весь процесс изготовления изделия и его статус готовности отображается на листе Общий, который предназначен для руководителя проекта, который контролирует весь процесс от начала и до конца.

За каждым из процессов по ходу работы закрепляется ответственный сотрудник. Данные о нем заносятся в специально предназначенные для этого ячейки на листе Общий

Данные берутся по соответствию почты, под которой зарегистрирован сотрудник, работающий с конкретным листом и соответствующему ей ФИО сотрудника.

Данные о сотрудниках, а также данные для выпадающих списков и прочая служебная информация находится на отдельном листе, доступ к которому имеет только администратор.

В общем, если подытожить.

Система создавалась под конкретную задачу. Платформа системы (гугл таблицы) бесплатная, что является одним из преимуществ, т.к. не требует дополнительных затрат и легко тиражируется (необходим лишь доступ к интернету).

В данном посте я попытался лишь передать суть работы системы, т.к. описывать и показывать каждый из этапов работы долго и не имеет смысла. Каждый хочет продукт под свои потребности и поставленные задачи.

Если вас интересует подобная или другая система работы с данными (учет, обработка и прочее), вы можете заказать разработку у меня, связавшись со мной одним из удобных вам способов.

Пишите через соцсети или почту:

• Фейсбук
• Вконтакте
• biletskyyigor@gmail.com
• телеграм — @IhorBil

Также, если у вас есть вопросы и уточнения, я с радостью на них отвечу.

До встреч на страницах нашего блога.

Рекомендую почитать:

• «Учет заказов по работе с клиентами в Гугл Таблице: бесплатное готовое решение»
• «Бесплатная мультиссылка за 5 минут для Инстаграм, Тик Ток, Фейсбук и др.»
• «10 бирж фриланса и удаленной работы для новичков и профи: список и рекомендации по заработку»