Пример систему учета в Гугл Таблице
  • Игорь Билецкий
  • 28.03.2021
  • Комментариев нет

Однажды на фрилансерском сервисе freelancehunt ко мне обратился потенциальный заказчик с задачей на базе гугл таблиц реализовать проект для учета контроля создания и выпуска собственной продукции (торговой марки).

Задача подразумевала контроль всего процесса, начиная от создания заявки на новую продукцию и заканчивая сдачей готового макета в производство. С самого начала предполагалась многопользовательская работа с системой – на каждом из этапов есть своя группа сотрудников, которая отвечает за работу.

Каждый из этапов – отдельный лист, с которыми работают отдельные сотрудники, которые имеют доступ.

Работа разных людей в гугл таблице

Также предполагалось, что полный доступ к информации на листах есть только у администратора – собственно владельца таблицы. Остальные сотрудники работают через ссылку на таблицу и имеют доступ только к некоторым колонкам. Таким образом обеспечивается целостность данных и логика системы.

Задача оказалась не простой, но интересной. Так что я сам получил удовольствие от ее реализации.

Приведу краткое описание работы системы.

Работа над очередным проектом (продукцией) начинается с этапа Ввод (с одноименного листа). Вначале над необходимо создать новую позицию (продукцию). Для этого используется специальная форма ввода, которая вызывается с помощью пункта меню “Обработка” -> “Создать СТМ”

Работа с Гугл Таблицами: добавляем

После нажатия открывается форма, с помощью которой пользователь может добавить новую позицию.

Хочу отметить, что на форме после поля для ввода старого кода идут поля с выпадающими списками. Значения для списков подгружаются с листа со служебными данными. Списки, начиная с “Категория” и заканчивая “Подгруппа” 2 взаимосвязанные. Это означает, что когда мы выбираем значение в списке, остальные списки подтягивают значения, в зависимости от выбранного выше значения.

Работа в гугл таблице: списки

Работа в гугл таблице: списки

После заполнения всех полей в форме необходимо кликнуть на кнопке “Добавить”. Форма после этого закрывается, а нам предлагается завершить ввод, кликнув на соответствующем чекбоксе.

Работа с гугл таблицами: завершить ввод

Это необходимо в связи с ограничением доступа для пользователя к листу. Мы не можем с формы напрямую добавить данные на защищенный лист и приходится использовать что-то наподобие буфера.

После клика на чекбоксе данные из формы успешно добавляются на лист, а чекбокс скрывается.

Гул таблица: данные добавлены

Собственно после этого начинается сам процесс обработки данных.

Каждый из листов представляет собой отдельный этап технологического процесса создания изделия.

К примеру, на этапе Ввод сотрудник, ответственный за данный этап, согласовывает запуск новой продукции, условия на изготовление. Вводит формат упаковки, вставляет в специальные ячейки ссылки на фото и выкройку.

Внесение необходимой информации в гугл таблицу

Как уже писалось выше, для ввода данных доступны только некоторые ячейки. Все остальное закрыто от редактирования.

Гугл таблица: запрет редактирования

После выполнения всех необходимых на текущем этапе условий изделие передается на следующий этап с помощью соответствующего чекбокса.

При этом система проверяет текущий продукт на выполнение всех необходимых условий для передачи работы на следующий этап.

Гугл таблица: не выполнены условия передачи

Если все необходимые шаги выполнены (согласованы условия, есть ссылки на фото и выкройку и пр. моменты), то данные об изделии переходят на следующий лист (этап) – информация удаляется с листа Ввод и копируется на лист Маркировка (следующий этап).

Работа с гугл таблицами: передать позицию

Копируются только те данные, что необходимы для работы с изделием на этап Маркировка.

Работа с гугл таблицами: лист маркировка

Также хочу отметить, что вся информация об изделии и текущем этапе работы с ним вносится на отдельный лист Общий. Для каждого из этапов работы отведен свой блок. Вначале записи есть поле, где графически в виде прогрессбара и в процентном отношении вносится информация о завершенности работы с изделием.

Работа с гугл таблицами: прогресс бар

На каждом из этапов работы с изделием (листов) есть свои поля для заполнения и свои условия передачи позиции на следующий этап. Весь процесс изготовления изделия и его статус готовности отображается на листе Общий, который предназначен для руководителя проекта, который контролирует весь процесс от начала и до конца.

Работа с гугл таблицами: прогрессбар

За каждым из процессов по ходу работы закрепляется ответственный сотрудник. Данные о нем заносятся в специально предназначенные для этого ячейки на листе Общий

Гугл таблица: ответственный

Данные берутся по соответствию почты, под которой зарегистрирован сотрудник, работающий с конкретным листом и соответствующему ей ФИО сотрудника.

Данные о сотрудниках, а также данные для выпадающих списков и прочая служебная информация находится на отдельном листе, доступ к которому имеет только администратор.

Гугл Таблица: служебный лист

В общем, если подытожить.

Система создавалась под конкретную задачу. Платформа системы (гугл таблицы) бесплатная, что является одним из преимуществ, т.к. не требует дополнительных затрат и легко тиражируется (необходим лишь доступ к интернету).

В данном посте я попытался лишь передать суть работы системы, т.к. описывать и показывать каждый из этапов работы долго и не имеет смысла. Каждый хочет продукт под свои потребности и поставленные задачи.

Если вас интересует подобная или другая система работы с данными (учет, обработка и прочее), вы можете заказать разработку у меня, связавшись со мной одним из удобных вам способов.

Пишите через соцсети или почту:

Также, если у вас есть вопросы и уточнения, я с радостью на них отвечу.

До встреч на страницах нашего блога.

Рекомендую почитать:

 

Оставить комментарий

Есть клиенты? Используйте CRM в Гугл Таблице для учета

Поддержать сайт! Спасибо!

Сказать спасибо и поддержать сайт

Зарабатывай через интернет

Доход через интернет: биржи фриланса и удаленной работы


ITVDN Many GEO's

Пользуемся и рекомендуем


Monobank [CPS, API] UA


sportbank [CPS] UA


Rozetka UA

Футажи для видео ютуб

Футажи для ютуба